Privacyverklaring Voorwaardentoets

Versie 1.0, in werking getreden op 30 augustus 2026.

Artikel 1. Verwerkingsverantwoordelijke

1. Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 4 onder 7 van de Algemene verordening gegevensbescherming (hierna: AVG) is Papaya Ventures B.V., handelend onder de naam Voorwaardentoets, statutair gevestigd te Amsterdam, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 42137257, met vestigingsadres Chocoladeweg 6 unit 3526, 1381 DA Weesp en e-mailadres casper@voorwaardentoets.nl (hierna: Voorwaardentoets).
2. Verzoeken en vragen omtrent de verwerking van persoonsgegevens, waaronder de uitoefening van de in artikel 10 genoemde rechten, worden ingediend per e-mail aan casper@voorwaardentoets.nl.
3. Voorwaardentoets heeft geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld; daartoe bestaat geen wettelijke verplichting als bedoeld in artikel 37 AVG.

Artikel 2. Reikwijdte

1. Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van opdrachtgevers en hun contactpersonen, van ondernemers die een offerte aanvragen dan wel door Voorwaardentoets worden benaderd, en van bezoekers van voorwaardentoets.nl.
2. Voorwaardentoets verleent haar diensten uitsluitend aan partijen die handelen in de uitoefening van een beroep of bedrijf. Gegevens die betrekking hebben op een natuurlijke persoon, waaronder die van een eenmanszaak of een zelfstandige zonder personeel, zijn niettemin persoonsgegevens in de zin van de AVG en vallen onverkort onder deze verklaring.

Artikel 3. Categorieën Van Persoonsgegevens

Voorwaardentoets verwerkt de navolgende categorieën van persoonsgegevens:

• Bedrijfs- en contactgegevens: handelsnaam, nummer in het handelsregister, btw-identificatienummer, vestigingsadres, naam en functie van de contactpersoon, e-mailadres, telefoonnummer en websiteadres.
• Gegevens omtrent de onderneming van de opdrachtgever: het aanbod van diensten en behandelingen, de werkwijze, de gehanteerde tarieven, het annuleringsbeleid, de gebruikte systemen, alsmede de door de opdrachtgever aangeleverde of op diens website gepubliceerde documenten.
• Correspondentie: de inhoud van e-mailberichten, formulieren en overige berichten, alsmede de daarop gegeven antwoorden.
• Opdracht- en betaalgegevens: de afgenomen diensten, facturen, de betaalstatus en het bankrekeningnummer.
• Technische gegevens: IP-adres, browser- en apparaatgegevens, bezochte pagina's en tijdstippen, voor zover deze door middel van cookies of daarmee vergelijkbare technieken worden vastgelegd.

Voorwaardentoets verzoekt niet om bijzondere categorieën van persoonsgegevens als bedoeld in artikel 9 AVG en wenst deze niet te ontvangen.

Artikel 4. Doeleinden En Grondslagen

Persoonsgegevens worden niet verwerkt voor andere doeleinden dan hierboven vermeld, tenzij het nieuwe doeleinde verenigbaar is met het oorspronkelijke doeleinde dan wel de betrokkene daarvoor toestemming heeft verleend.

Artikel 5. Verwerking Door Middel Van Systemen Voor Kunstmatige Intelligentie

1. De dienstverlening van Voorwaardentoets wordt uitgevoerd met behulp van geautomatiseerde systemen, waaronder systemen voor kunstmatige intelligentie. Deze systemen worden ingezet bij de intake, bij de beoordeling van bestaande documenten, bij het opstellen van teksten en bij de correspondentie met de opdrachtgever. Zonder de inzet van deze systemen kan de dienst niet worden geleverd tegen het aangeboden tarief en binnen de aangeboden termijn.
2. De in artikel 3 genoemde gegevens, waaronder de contactgegevens, de correspondentie en de door de opdrachtgever aangeleverde documenten en informatie, worden derhalve door deze systemen verwerkt. Door het verstrekken van een opdracht dan wel het indienen van een aanvraag is de opdrachtgever hiermee bekend en aanvaardt hij deze wijze van verwerking.
3. De grondslag voor deze verwerking is de uitvoering van de overeenkomst als bedoeld in artikel 6 lid 1 sub b AVG en, voor zover het de verbetering en de kwaliteitsbewaking betreft, het gerechtvaardigd belang van Voorwaardentoets als bedoeld in artikel 6 lid 1 sub f AVG. Deze verwerking berust niet op toestemming, aangezien zij noodzakelijk is voor de levering van de dienst en toestemming in dat geval niet vrijelijk zou kunnen worden geweigerd.
4. Voorwaardentoets schakelt daartoe leveranciers van diensten op het gebied van kunstmatige intelligentie in. Met deze leveranciers wordt een verwerkersovereenkomst als bedoeld in artikel 28 AVG gesloten. Voorwaardentoets hanteert daarbij instellingen waarbij de gegevens niet worden aangewend voor het trainen van modellen van die leveranciers en waarbij invoer en uitvoer niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is voor de verwerking en de beveiliging.
5. Voorwaardentoets wendt de gegevens niet aan voor het trainen van eigen of externe modellen. Indien Voorwaardentoets daartoe in de toekomst wenst over te gaan, wordt daarvoor voorafgaand afzonderlijk toestemming gevraagd, welke toestemming niet als voorwaarde voor de dienstverlening wordt gesteld en te allen tijde kan worden ingetrokken.
6. Voorwaardentoets neemt geen besluiten die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten en die rechtsgevolgen voor de betrokkene hebben of hem anderszins in aanmerkelijke mate treffen, als bedoeld in artikel 22 AVG. Op verzoek wordt een oplevering of een beslissing door een natuurlijke persoon beoordeeld.
7. De opdrachtgever onthoudt zich ervan documenten met persoonsgegevens van zijn eigen afnemers of medewerkers aan Voorwaardentoets te verstrekken. Dergelijke gegevens zijn voor de uitvoering niet noodzakelijk. Worden zij desondanks ontvangen, dan worden zij verwijderd zodra Voorwaardentoets daarvan kennisneemt en worden zij niet in het dossier opgenomen.
8. Voor zover verwerking berust op het gerechtvaardigd belang van Voorwaardentoets, komt de betrokkene het recht van bezwaar toe overeenkomstig artikel 10.

Artikel 6. Ontvangers Van Persoonsgegevens

1. Persoonsgegevens worden niet verkocht, verhuurd of anderszins tegen vergoeding aan derden ter beschikking gesteld.
2. Voorwaardentoets schakelt verwerkers in. Het betreft de navolgende categorieën: de hosting- en websitepartij, de e-mail- en berichtendienst, leveranciers van diensten op het gebied van kunstmatige intelligentie, het boekhoud- en facturatiepakket, de betaaldienstverlener en de partij voor opslag en back-up. Een actuele opgave van de betrokken partijen wordt op verzoek verstrekt.
3. Met iedere verwerker is een verwerkersovereenkomst als bedoeld in artikel 28 AVG gesloten, op grond waarvan de gegevens uitsluitend ten behoeve van Voorwaardentoets en overeenkomstig haar instructies worden verwerkt.
4. Voorts kunnen gegevens worden verstrekt aan de accountant en, voor zover noodzakelijk, aan een incassogemachtigde, een adviseur of een toezichthouder, een en ander uitsluitend op grond van een wettelijke verplichting dan wel een gerechtvaardigd belang.

Artikel 7. Doorgifte Buiten De Europese Economische Ruimte

1. Bepaalde verwerkers, in het bijzonder leveranciers van diensten op het gebied van kunstmatige intelligentie, zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte dan wel verwerken gegevens op servers aldaar.
2. Doorgifte vindt uitsluitend plaats op grond van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie als bedoeld in artikel 45 AVG, waaronder het EU-US Data Privacy Framework, dan wel op grond van de modelcontractbepalingen als bedoeld in artikel 46 AVG, zo nodig aangevuld met aanvullende waarborgen.
3. Voorwaardentoets volgt de houdbaarheid van deze overdrachtsmechanismen. Komt een grondslag voor doorgifte te vervallen, dan wordt de keuze van verwerkers daarop aangepast.

Artikel 8. Bewaartermijnen

Na afloop van de toepasselijke termijn worden de gegevens verwijderd dan wel zodanig bewerkt dat zij niet langer tot een persoon herleidbaar zijn.

Artikel 9. Beveiliging

1. Voorwaardentoets treft passende technische en organisatorische maatregelen als bedoeld in artikel 32 AVG, waaronder versleutelde verbindingen, toegangsbeheer met tweestapsverificatie, beperking van de kring van personen die toegang heeft, en periodieke back-ups.
2. Bij iedere verwerker wordt beoordeeld of het beveiligingsniveau in overeenstemming is met de aard van de aldaar verwerkte gegevens.
3. Een inbreuk in verband met persoonsgegevens die een risico oplevert voor de rechten en vrijheden van betrokkenen wordt gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens overeenkomstig artikel 33 AVG en, indien de wet daartoe verplicht, aan de betrokkene overeenkomstig artikel 34 AVG.

Artikel 10. Rechten Van De Betrokkene

1. De betrokkene heeft recht op inzage, rectificatie en verwijdering van zijn persoonsgegevens, op beperking van de verwerking, alsmede op overdraagbaarheid van gegevens, een en ander overeenkomstig de artikelen 15 tot en met 20 AVG.
2. Berust de verwerking op het gerechtvaardigd belang van Voorwaardentoets, dan komt de betrokkene het recht van bezwaar toe als bedoeld in artikel 21 AVG. De verwerking wordt alsdan gestaakt, tenzij Voorwaardentoets dwingende gerechtvaardigde gronden aanvoert die zwaarder wegen dan de belangen, rechten en vrijheden van de betrokkene. Bezwaar tegen verwerking ten behoeve van direct marketing wordt steeds en terstond gehonoreerd.
3. Voor zover de verwerking op toestemming berust, kan deze te allen tijde worden ingetrokken. Intrekking laat de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking onverlet.
4. Een verzoek wordt ingediend per e-mail aan casper@voorwaardentoets.nl. Voorwaardentoets reageert binnen één maand na ontvangst. Deze termijn kan met ten hoogste twee maanden worden verlengd indien de complexiteit of het aantal verzoeken daartoe noopt, in welk geval de betrokkene binnen één maand na ontvangst daarvan in kennis wordt gesteld.
5. Voorwaardentoets kan om aanvullende gegevens verzoeken teneinde de identiteit van de verzoeker vast te stellen. Een kopie van een identiteitsbewijs wordt daartoe niet verlangd.

Artikel 11. Cookies

1. Op voorwaardentoets.nl worden cookies geplaatst die noodzakelijk zijn voor de werking van de website. Voor het plaatsen daarvan is ingevolge artikel 11.7a lid 3 van de Telecommunicatiewet geen toestemming vereist.
2. Analytische en marketingcookies worden uitsluitend geplaatst nadat de bezoeker daarvoor door middel van de cookiebanner toestemming heeft verleend. Weigeren is even eenvoudig als aanvaarden en de gemaakte keuze kan te allen tijde worden herzien.

Artikel 12. Klachtrecht

1. Klachten omtrent de verwerking van persoonsgegevens worden bij voorkeur eerst kenbaar gemaakt per e-mail aan casper@voorwaardentoets.nl, opdat deze in onderling overleg kunnen worden opgelost.
2. De betrokkene heeft voorts het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag, autoriteitpersoonsgegevens.nl, alsmede het recht zich tot de bevoegde rechter te wenden.

Artikel 13. Wijziging Van Deze Privacyverklaring

1. Voorwaardentoets is gerechtigd deze privacyverklaring te wijzigen indien haar werkwijze, haar verwerkers of de toepasselijke regelgeving daartoe aanleiding geven. De actuele versie wordt met een versienummer en een datum op de website gepubliceerd.
2. Van een wijziging die de betrokkene wezenlijk raakt, worden bestaande opdrachtgevers langs elektronische weg in kennis gesteld.