AVG in de schoonheidssalon: welke klantgegevens mag je bewaren?

Schoonheidssalons zitten juridisch in een lastigere hoek dan de meeste kleine ondernemers. Noteer je dat een klant een gevoelige huid heeft, een allergie voor een bepaald zuur, of medicijnen gebruikt die de behandeling beïnvloeden? Dan verwerk je gezondheidsgegevens. Daar gelden strengere regels voor dan voor een telefoonnummer.

Wat je nodig hebt

Voor gewone klantgegevens zoals naam, telefoonnummer en afspraken is 'uitvoering van de overeenkomst' genoeg als grondslag. Voor gezondheidsgegevens heb je uitdrukkelijke toestemming nodig, en je moet kunnen aantonen dat je die hebt.

• Een intakeformulier met een apart vinkje voor de gezondheidsvragen
• Een bewaartermijn die je noemt en ook echt naleeft
• Een privacyverklaring die per soort gegeven uitlegt waarom je het bewaart

Voor- en na-foto's

Behandelfoto's zijn een verhaal apart. Voor je eigen dossier mag je ze bewaren op basis van de behandelovereenkomst. Wil je ze op Instagram zetten, dan heb je een tweede, losse toestemming nodig. Die mag je niet koppelen aan het krijgen van de behandeling.

Praktisch: twee vinkjes op je intakeformulier. Eén voor het dossier, één voor promotie. En noteer de datum.

Bewaartermijnen

Voor salondossiers bestaat geen wettelijke bewaartermijn. Wij adviseren meestal twee jaar na de laatste behandeling voor klantdossiers en zeven jaar voor de financiële administratie. Zet die termijn zwart op wit in je privacyverklaring. Dat is precies wat een toezichthouder als eerste opzoekt.