Hoe vaak moet je je algemene voorwaarden en privacy policy aanpassen?

Algemene voorwaarden en een privacyverklaring stel je niet één keer op om ze daarna te vergeten. Ze beschrijven hoe jouw salon werkt en welke gegevens je bewaart, en allebei verandert sneller dan je denkt. Een verouderd document is niet alleen slordig: bij ruzie kan een klant zeggen dat de regel die jij toepast nergens staat.

De vuistregel is simpel. Kijk ze één keer per jaar na, en pas ze meteen aan zodra er iets verandert in je werkwijze of in de wet.

De jaarlijkse check

Zet er één moment per jaar voor in je agenda, bijvoorbeeld rond de jaarwisseling als je toch je prijzen herziet. In een kwartier loop je dit langs:

• Kloppen je bedrijfsgegevens, adres en contactgegevens nog?
• Sluit je annuleringstermijn nog aan bij hoe je in de praktijk werkt?
• Staan alle behandelingen erin die je nu aanbiedt?
• Klopt de lijst met systemen waarin je klantgegevens bewaart?
• Doe je echt wat er over bewaartermijnen staat?

Momenten waarop je niet kunt wachten

Soms kun je niet tot december wachten. Laat je documenten meteen bijwerken als een van deze dingen speelt:

• Je start met een behandeling met een ander risico, zoals injectables, laser of permanente make-up
• Je stapt over op een ander boekings- of kassasysteem, of gaat online betalingen aannemen
• Je begint met cadeaubonnen, abonnementen of strippenkaarten
• Je neemt personeel of stoelhuurders aan
• Je gaat foto's van klanten maken of op social media zetten
• Je verandert je annulerings- of no-showbeleid

En als de wet verandert?

Regels rond consumentenrecht en privacy schuiven geleidelijk op, niet elk jaar ingrijpend. Grotere wijzigingen, bijvoorbeeld rond online verkoop of betalingen, vragen wel om een aanpassing, ook als er in jouw salon niets veranderde. In de praktijk is dat eens in de paar jaar.

Hoe communiceer je een wijziging?

Nieuwe voorwaarden gelden pas vanaf het moment dat een klant ze bij een nieuwe afspraak heeft kunnen lezen. Afspraken die al staan vallen dus nog onder de oude versie. Zet daarom een versiedatum in je documenten, bewaar de vorige versie, en zorg dat de nieuwe versie op je website en in je boekingssysteem staat vóórdat je hem toepast.

Kort samengevat

Jaarlijks nalopen, direct aanpassen als je werkwijze verandert, en altijd een versiedatum vermelden. Is er iets veranderd in jouw salon? Dan stellen wij een geactualiseerde versie voor je op die past bij hoe je nu werkt.